4 ขั้นตอน ในการแก้ปัญหาอย่างเป็นระบบ สำหรับวิศวกร

การทำงาน

4 ขั้นตอน ในการแก้ปัญหาอย่างเป็นระบบ สำหรับวิศวกร - EngineerJob.co

ทักษะการแก้ปัญหา เป็นหนึ่งใน Soft Skills ที่สำคัญที่สุด เป็นทักษะที่วิศวกรทุกคน ทุกตำแหน่ง และทุกระดับงานจำเป็นต้องมี เพราะไม่ว่าจะงานอะไรก็จะมีปัญหาอยู่ตลอดเวลา ซึ่งปัญหาเป็นอะไรที่ไม่มีใครอยากให้เกิด และไม่มีใครรู้ว่ามันจะเกิดเมื่อไหร่ ดังนั้นการเตรียมพร้อมในการแก้ปัญหาอย่างเป็นระบบนั้นสำคัญมาก แต่ใช่ว่าทุกคนจะทำได้ดี 

หลายๆ คนมักคิดว่าการแก้ปัญหาไม่ใช่เรื่องยาก เวลาได้โจทย์งานยากๆ มา หรือตอนเรียนเจอข้อสอบยากๆ ยังสามารถแก้ปัญหาได้ง่ายๆ ชีวิตงานจริงๆ มันไม่ใช่แค่นั้น เพราะปัญหาจริงๆ ไม่มีโจทย์ให้ ไม่มีอะไรให้เลย จนบางทีเราไม่รู้ตัวด้วยซ้ำว่าตอนนี้มีปัญหาเกิดอยู่หรือเปล่า ทำให้เกิดการนิ่งเฉยและส่งผลให้เกิดหายนะได้ หรือบางทีเราอาจเจอหลายๆ ปัญหาพร้อมกัน จนไม่รู้ว่าอะไรต้องแก้ก่อน แก้หลัง หลายๆ ครั้งทำให้การแก้ปัญหานั้น ไม่ตรงจุด

Problem Solving Process หรือขั้นตอนในการแก้ปัญหาจริงๆ แล้วมีหลายขั้นตอน แต่บทความนี้จะสรุปมา 4 ขั้นตอนหลักๆ เพื่อให้ง่ายต่อการมององค์ประกอบรวมๆ

4 ขั้นตอนในการแก้ปัญหาอยากเป็นระบบ

ทักษะการแก้ปัญหา งาน วิศวกร Problem Solving Skills Soft Skills Engineer
1. ระบุปัญหา (Identify The Problem)

ก่อนอื่นเราต้องหาให้ได้ก่อนว่าอะไรคือจุดกำเนิดของปัญหานั้นๆ  โดยใช้ข้อมูลที่ผ่านมาทำการวิเคราะห์ หรือใช้ทักษะการสังเกตสิ่งรอบๆ ตัวหรือสิ่งที่ไม่ปกติ บางทีจุดกำเนิดของปัญหาอาจจะมาทั้งจากคนหรือจากเครื่องจักร เช่น ปัญหาเกิดจากพฤติกรรมของพนักงาน หรือขั้นตอนในการทำงาน เป็นต้น และที่สำคัญต้องมั่นใจว่าปัญหานั้นคือปัญหาจริงๆ เพราะบางทีการที่เราไม่หาข้อมูลเพียงพอ ไม่ดูจุดกำเนิดของปัญหาที่แท้จริง ทำให้สิ่งที่เราพยามจะแก้ไขนั้นไม่ตรงจุด

เมื่อเจอปัญหาที่แท้จริงแล้ว สิ่งที่คุณจำเป็นต้องทำคือการเขียน Problem Statement เพื่อให้ตัวคุณและคนในทีมไม่หลุดกรอบ

2. หาตัวเลือกสำหรับทางออก (Find Alternatives)

เมื่อสามารถระบุปัญหาได้ถูกต้องแล้ว ต่อไปก็ต้องมาหาทางเลือกในการแก้ไขปัญหา หลายคนชอบหาทางออกเดียวแล้วจัดการเลย แต่จริงๆ แล้วควรหาตัวเลือกเยอะๆ  ซึ่งไม่ง่าย ในส่วนนี้จึงต้องใช้ ความคิดสร้างสรรค์ ความคิดด้านนวัตกรรม และการคิดอย่างมีตรรกะ โดยขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุดในการแก้ปัญหา จึงต้องระดมความคิดออกมาให้เยอะที่สุด เปิดใจให้มากที่สุด อย่ายึดติดกับสิ่งใดสิ่งหนึ่ง แล้วลองเปรียบเทียบทางเลือกต่างๆ ที่น่าจะเป็นไปได้ ว่าแต่ละกลยุทธ์จะให้ผลตอบรับในรูปแบบใด และตัวเลือกไหนจะส่งผลกับการแก้ปัญหาสูงสุด โดยใช้ Resource เช่น แรงคน ค่าใช้จ่าย และเวลา ต่ำที่สุด

3. เลือกกลยุทธ์ที่ดีที่สุด

ขั้นตอนนี้จำเป็นต้องมี ทักษะการตัดสินใจ (Decision Skills) ที่ดี  และต้องตอบโจทย์ Problem Statement ที่ได้ตั้งไว้ในขั้นตอนที่ 1 เพราะหากเลือกผิด แทนที่จะแก้ปัญหาจะทำให้เกิดปัญหาหนักกว่าเดิมอีก หลังจากพิจารณาองค์ประกอบของปัญหาอย่างรอบคอบแล้ว ให้ตัดสินใจเลือกกลยุทธ์ที่ดีที่สุดอย่างเด็ดขาด แน่นอนอาจมีคนยกมือคัดค้าน ดังนั้นคุณต้องหาข้อมูลให้ครบ แสดงให้เห็นว่าหากไม่ทำจะเกิดอะไรขึ้น และแสดงทางออกที่เป็นรูปธรรมและวัดผลได้จริง ซึ่งขั้นตอนนี้คุณยังจำเป็นต้องมี ทักษะการโน้มน้าว และทักษะการนำแสนอในการที่จะให้คนอื่นเห็นไปในทางเดียวกับคุณ

นอกจากความเด็ดขาดในการตัดสินใจแล้ว คุณยังต้องมีความยืดหยุ่นต่อการคัดค้าน หรือคำวิจารณ์ของผู้ร่วมงานที่ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ บางทีทางออกที่เราเตรียมมา อาจจะต้องปรับนิดๆ หน่อยๆ ถือว่าเป็นการแสดงควมคิดเห็นจากเพื่อนร่วมงานที่ช่วยให้การแก้ปัญหาเป็นไปได้ดีขึ้น

4. ดำเนินการและวัดผล (Execute & Measure)

เมื่อได้วิธีแก้ไขปัญหามาแล้ว ทีนี้ก็ต้องลงมือนำกลยุทธ์นั้นมาใช้ให้เกิดผล ดังนั้นสิ่งสำคัญที่ควรมีคือ KPI (Key Indicator of Success) เพื่อเอาไว้วัดว่าผลลัพธ์นั้นเป็นไปตามที่เราคาดการณ์หรือเปล่า แต่การกำหนด KPI นั้นต้องมีเหตุมีผล ไม่ใช่นั่งเทียน เพราะจะทำให้คุณไม่รู้ผลลัพธ์ที่แท้จริง ดังนั้นคุณต้องรู้จุดประสงค์ว่า KPI ของคุณควรเป็นอะไร ควรวัดอะไร ขนาดไหนถือว่าดี ขนาดไหนถือว่าไม่ได้ผล

นอกจากนั้นแล้วต้องวางแผนการดำเนินการอย่างเป็นลำดับขั้นตอนที่แน่นอน ซึ่งแต่ละขั้นตอนก็ควรมี KPI เฉพาะเจาะจงเพื่อจะได้รู้ว่าควรปรับกลยุทธ์ในส่วนไหนหรือไม่ แผนต่อไปควรดำเนินการอย่างไร และผลลัพธ์เป็นไปตามระยะเวลาที่กำหนดไว้หรือไม่

หากตั้งใจอ่านตั้งแต่ต้น จะเห็นได้ว่าในการแก้ปัญหานั้นต้องมีทักษะหลายๆ อย่างประกอบกัน ทั้งทักษะในการแก้ปัญหา ทักษะในการตัดสินใจ ทักษะในการโน้มน้าว และทักษะในการนำเสนอ ซึ่งหากวิศวกรคนไหนมีทักษะเหล่านี้ครบ มั่นใจได้เลยว่าคุณจะไปได้ไกล เพราะการทำงานส่วนใหญ่ และเหตุผลที่บริษัทจ้างพวกเราเข้าทำงานก็ล้วนแต่เป็นการแก้ปัญหาทั้งนั้น


Image Designed by Freepik

ใส่ความเห็น